Come Conservare la Tua Archiviazione Email

L'Archiviazione Email è l'azione automatica di cattura, conservazione e classificazione del traffico email ricevuto o inviato da una persona, organizzazione o servizio in abbonamento. Questa pratica è stata da tempo adottata da diverse organizzazioni: per gli impiegati è più facile ritrovare e recuperare le informazioni trasmesse tramite email commerciali, i manager considerano più facile cercare le informazioni audit annuali e gli avvocati ritengono che sia più semplice preservare le email delle conversazioni riservate che possono essere usate in caso di indagini interne e contenziosi esterni.

In breve, l'archiviazione email mantiene pulita e più facile da gestire la tua casella In Arrivo. Ci si chiede perché non venga di fatto messa in pratica da molte persone per archiviare le proprie email personali. Le email societarie vengono di solito conservate su nastri magnetici e array di dischi, mentre gli archivi delle email più personali sono conservati sul cloud. Le email sono indicizzate sistematicamente in questi archivi in modo da rendere più rapida la ricerca di informazioni specifiche all'interno di esse.

Ci sono diverse cose che puoi archiviare oltre ai messaggi email. La cosa più importante sono gli allegati email e i metadati ad essi associati. Inoltre, puoi anche archiviare calendari, contatti, note e messaggi istantanei.

Parte 1: Perché Hai Bisogno di Conservare le Tue Email Archiviate al Sicuro e Facilmente Accessibili

Ci sono moltissime ragioni per cui dovresti eseguire l'archiviazione delle email a casa e al lavoro. Ecco qui le nostre 5 ragioni principali:

  1. Conservazione: la tua casella email In Arrivo è l'hub delle tue comunicazioni quotidiane a livello lavorativo e personale, specialmente adesso che puoi sincronizzarla molti dei tuoi dispositivi digitali, ad esempio account sui social media, calendari, contatti, gestione progetti ecc. L'archiviazione può ottimizzare il tuo spazio di conservazione digitale, dandoti la possibilità di effettuare ricerche nelle tue email in arrivo in maniera efficace.

  2. Conformità: trovare informazioni nella tua casella di Posta in arrivo può essere dispendioso in termini di tempo e denaro. Per quanto riguarda alcune aziende, il governo richiede loro che gli impiegati archivino le proprie comunicazioni digitali in modo da poterle recuperare facilmente in caso di bisogno per delle indagini. Le persone lo troveranno utile al momento di fare le dichiarazioni fiscali.

  3. Gestione Email: automatizzare il processo di conservazione e indicizzazione delle email In Arrivo e Inviate ti farà non solo risparmiare spazio sul tuo account Email ma renderà anche più pulita la tua cartella In arrivo. Si tratta di un ottimo modo di classificare le conversazioni relative ad uno specifico progetto(ad esempio Progetto X) o scopo(ad esempio Documenti di Viaggio). In questo modo saprai subito dove cercare le email specifiche.

  4. Aumento della Produttività: ordinare sistematicamente le email ti permetterà di occuparti prima di quelle più importanti e gestire quelle meno importanti quando hai tempo. Avere queste email ordinate automaticamente sarà anche comodo, per molte persone, perché riduce il fastidio di doverlo fare manualmente.

  5. Disaster Recovery: se per sbaglio dovessi cancellare tutte le tue email, puoi stare tranquillo di poter recuperare quelle importanti dal tuo archivio email. Si tratta del modo più rapido e semplice di recuperare i tuoi dati.

Parte 2: Come Conservare la tua Archiviazione Email

Il tuo Microsoft Outlook è improvvisamente rallentato; ormai arranca pietosamente e il semplice invio di un'email richiede molto tempo? Questo è probabilmente dovuto al fatto che la tua  casella di posta è diventata significativamente pesante. Per controllare quanto è intasata la tua casella di posta, tutto ciò che devi fare è andare su File > Cartella > Proprietà > Archivio - in alternativa, clicca con il tasto destro su una qualunque cartella e clicca su Proprietà quando compaiono le opzioni a cascata.

Di default, Microsoft Outlook conserva automaticamente il tuo archivio email dei tuoi Elementi Eliminati, Elementi Inviati e anche degli elementi Compiti terminati e del Calendario. Tuttavia, se ricevi centinaia di email ogni giorno, potresti voler impostare dei comandi di archiviazione email per gestire la tua casella di posta Microsoft Outlook.

Ecco qui i cinque passaggi per impostare la tua Archiviazione Automatica:

  1. Crea delle nuove cartelle locali a cui inviare le tue nuove Email Archiviate
    Trova Sul Mio Computer e clicca con il tasto destro. Scegli Nuova Cartella e dalle un nome appropriato. Se non riesci a trovare questo percorso, potresti avere una vecchia versione di Microsoft Outlook - in questo caso seleziona Archivio > File e cambia la data sotto  l'opzioneArchivia elementi più vecchi di... .

    email archving - Auto Archive's settings

  2. Crea nuova Regola di Archiviazione
    Per stabilire una nuova regola, clicca su Strumenti> Regole e selezionaScambia sul segmento Sul Mio Computer. Trova il pulsante + in fondo alla finestra e cliccalo. Dai un nome appropriato alla nuova Regola di Archiviazione.

    email archiving - Create new Email Archiving Rule

  3. Determina il periodo di tempo e le cartelle di destinazione
    Clicca sul tab Quando arriva un nuovo messaggio e definisci le azioni Data di Ricevimento e Fai Quanto Segue di conseguenza. Spunta la casella Attiva e poi clicca su OK. Se hai una versione più vecchia di Microsoft outlook, vai su Strumenti > Opzioni > Altro > Auto Archivia per effettuare questi cambiamenti.

    email archiving - email archiving folder setting

  4. Applica la nuova regola alle cartelle email esistenti
    Adesso che hai impostato questa nuova Regola di Archiviazione per i nuovi messaggi, applicala anche alle tue vecchie email. Per farlo, seleziona la cartella principale e vai su Messaggi > Regole per attivare una regola specifica.

    email archiving - apply rules to archive emails

  5. Accedi ai messaggi email archiviati
    Dovresti essere ora in grado di notare una maggiore memoria nella tua casella email. Per raggiungere il tuo archivio email, cercalo semplicemente sulla colonna sinistra, dove ci sono le cartelle. Dovrebbero ora comparire sotto la cartella Sul Mio Computer.

Parte 3: Trucchi &Consigli Per Archiviazione Email

Ecco qui alcuni trucchi e consigli per far funzionare meglio per te l'archiviazione email:

  1. Personalizza il tuo sistema di classificazione. Se un sistema funziona per un tuo amico, questo non significa che funzionerà anche per te, perché ci sono tre tipi di persone al mondo: Chi archivia,Chi registra e Chi etichetta.Coloro che cercano non fanno molta organizzazione perché credono che gli strumenti di ricerca siano i loro migliori amici. Le persone che credono che tutto abbia un proprio posto specifico sono chiamati Archiviatori. Coloro che etichettano sono il frutto dell'unione delle due categorie precedenti: inseriscono le email in file più generali e preferiscono cercarle lì.

  2. Organizza i tuoi Elementi Inviati in modo da trovare facilmente le email che il mittente è convinto tu non abbia inviato.

  3. FAi funziona le tue Regole di Archiviazioneper te. A questo punto dovresti conoscere lo schema delle tue email ricevute e inviate: usalo per personalizzare le tue regole. Questo minimizzerà la quantità di lavoro manuale che dovrai fare.

    email archiving - manage email archives

  4. Dai un nome che sia il più chiaro possibile alle tue cartelle, al fine di non dimenticare ciò che hai chiesto al tuo servizio email di ordinare e archiviare in ciascuna cartella.

  5. Elimina le email indesiderate appena arrivano. Ancora meglio, cancella l'iscrizione alle newsletter che non ti interessano più.

Come puoi vedere, l'organizzazione della tua casella di posta elettronica è un gioco da ragazzi. Sicuramente è un fastidio, all'inizio, impostare il tuo provider email in modo che archivi le email al posto tuo. Tuttavia, una volta che tutto questa sarà impostato e funzionante, ti risulterà utilissimo e ti farà risparmiare una gigantesca quantità di tempo.

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