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Comment Conserver votre Archivage E-mail

L'Archivage des E-mails est l'acte automatisé de capture, de préservation et de catégorisation du courrier électronique reçu ou envoyé par un individu, une organisation ou un service souscrit. Cette pratique a été adoptée depuis longtemps par de nombreuses organisations - les employés trouvent plus facile de récupérer les informations relayées dans les e-mails professionnels, les supérieurs trouvent plus facile de rechercher des informations pour les audits annuels et les avocats trouvent plus facile de préserver leurs conversations confidentielles à travers des courriers électroniques qui peuvent être utilisés pour faciliter les enquêtes internes et les disputes externes.

En bref, l'archivage des e-mails garde votre boîte de réception propre et plus facile à gérer. On se demande pourquoi aussi peu de gens font de l'archivage de leurs e-mails personnels une habitude. Alors que les archives de messagerie d'entreprise sont habituellement stockées sur des bandes magnétiques et des baies de stockage, la plupart des archives de messagerie personnelle sont conservées dans le cloud. Les e-mails sont indexés systématiquement dans ces archives afin qu'il soit plus rapide de rechercher une information spécifique.

Il y a plusieurs choses que vous pouvez archiver avec les e-mails. Les plus importantes seraient les pièces jointes et les métadonnées associées. Vous pouvez également archiver des calendriers, des contacts, des notes et des messages instantanés.

Partie 1 : Pourquoi vous devez garder vos e-mails archivés de manière sûre et facilement accessibles

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous devriez effectuer l'archivage des e-mails à la maison et au travail. Voici nos 5 principales raisons :

  1. Stockage : Votre boîte de réception de messagerie électronique est le noyau de vos activités quotidiennes et de la communication personnelle - surtout maintenant qu'elles sont capables d'être synchronisées avec beaucoup de vos services numériques, par exemple les compte de réseaux sociaux, les calendriers, les contacts, le logiciel de gestion de projet, etc. L'archivage peut optimiser votre espace de stockage numérique afin que vous puissiez effectuer des recherches sur vos boîtes de réception de messageries électroniques de manière efficace.

  2. Comformité : La recherche d'informations dans votre boîte de réception peut être difficile et fastidieuse. Pour certaines entreprises, le gouvernement exige que les employés archivent leurs communications électroniques afin qu'elles puissent être récupérées facilement lorsque cela est nécessaire dans le cadre d'une enquête. Les particuliers trouveront cela utile au moment de remplir la déclaration d'impôt.

  3. Gestion des e-mails : Automatiser le processus de stockage et d'indexation des e-mails entrants et sortants permettra non seulement d'économiser de l'espace sur votre messagerie, mais aussi de rendre votre boîte de réception plus propre. C'est un excellent moyen de catégoriser les conversations relatives à un projet spécifique (par exemple, Projet X) ou à une catégorie (par exemple, des documents de voyage). De cette façon, vous saurez instantanément où chercher en particulier un e-mail spécifique.

  4. Augmentation de la Productivité : En triant systématiquement les e-mails, vous serez en mesure de traiter d'abord les plus importants et les moins importants chaque fois que vous aurez du temps libre. Automatiser le tri des e-mails est également pratique pour beaucoup de gens car il réduit le besoin de le faire manuellement.

  5. Récupération du désastre : Si vous essuyez accidentellement tous vos courriels, vous pouvez être assuré que vous pouvez obtenir les plus importants de votre archive de courrier électronique. C'est le moyen le plus rapide et le plus simple de restaurer vos données.

Partie 2 : Comment conserver votre archivage de courrier électronique

Est-ce que votre Microsoft Outlook se ralentit soudainement à un rythme insupportable et un simple e-mail prend beaucoup de temps à s'envoyer ? C'est probablement parce que votre boîte aux lettres est devenu beaucoup plus lourde. Pour vérifier la taille de votre boîte aux lettres, il vous suffit d'aller dans Fichier > Dossier > Propriétés > Stockage - autrement, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un de vos dossiers et cliquez sur Propriétés lorsque le menu déroulant apparaît.

Par défaut, Microsoft Outlook conserve automatiquement l'archivage des Messages Supprimés, Messages Envoyés, tout comme les Tâches expirées et éléments de Calendrier . Cependant, si vous recevez des centaines d'emails par jour, vous pouvez configurer des commandes d'archivage de courrier électronique pour gérer votre messagerie Microsoft Outlook.

Voici les cinq étapes pour configurer les paramètres de votre archivage automatique :

  1. Créer des nouveaux dossiers locaux pour diriger les nouveaux e-mails archivés
    Trouvez Sur Mon Ordinateur et cliquez dessus avec le clic droit. Choisissez Nouveau Dossier et renommez le de manière adaptée. Si vous ne le trouvez pas, il se peut que vous ayez une version plus ancienne de Microsoft Outlook - dans ce cas, sélectionnez Fichier > Archive et changez la date sous l'option les Éléments d'archivage de plus de... .

    archivage e-mail - paramètres d'Auto Archivage

  2. Créer une Nouvelle Règle d'Archivage
    Pour établir une nouvelle règle, cliquez sur Outils > Règles et sélectionnez Échanger sur la section Sur Mon Ordinateur . Trouvez le bouton + en bas de la page et cliquez dessus. Renommez la nouvelle Règle d'Archivage de manière adaptée.

    archivage e-mail - créer une nouvelle règle d'archivage e-mail

  3. Déterminer la période de temps et les dossiers de destination
    Cliquez sur l'onglet Quand un nouveau message arrive et définissez Date de réception et réalisez les actions Faire comme suit en fonction. Cochez la case Activé et cliquez sur OK. Si vous possédez une version plus ancienne de Microsoft outlook, allez sur Outils > Options > Autre > Auto Archivage pour procéder à ces changements.

    archivage e-mail - paramètres du dossier d'archives e-mail

  4. Appliquer la nouvelle règle aux dossiers e-mail existants
    Maintenant que vous avez parametré cette nouvelle Règle d'Archivage pour les nouveaux messages, appliquez-la à vos anciens e-mails également. Pour ce faire, sélectionnez le dossier e-mail et allez sur Messages > Règles pour activer une règle spécifique.

    archivage e-mail - appliquer des règles pour archiver les e-mails

  5. Accéder aux messages électroniques archivés
    Vous devriez maintenant être en mesure de remarquer qu'il y a plus d'espace de stockage sur votre boîte de réception. Pour accéder à votre archive de messagerie, il suffit de la rechercher dans la colonne de gauche où se trouvent les dossiers. Il devrait maintenant être dans le dossier Sur Mon Ordinateur.

Partie 3 : Conseils & Astuces pour l'archivage des e-mails

Voici quelques trucs et astuces pour améliorer l'efficacité de l'archivage des e-mails :

  1. Personnalisez votre système de classement. Cela ne veut pas dire que si un système fonctionne pour votre ami, il fonctionnera pour vous, car il existe trois types de personnes dans le monde : Chercheurs, Organisateurs et Étiquetteurs. Les chercheurs n'organisent pas beaucoup les choses parce qu'ils pensent que l'outil de recherche est leur meilleur ami. Les gens qui pensent que chaque chose a sa place sont appelés organisateurs. Les étiquetteurs sont le fruit de l'union des deux - ils mettent leurs e-mails dans des dossiers plus généraux et préfèrent chercher à partir de là.

  2. Organisez vos Éléments envoyés afin de pouvoir facilement trouver le courrier électronique que l'expéditeur est convaincu que vous n'avez pas envoyé.

  3. Faites en sorte que vos Règles d'Archivage fonctionnent pour vous. Vous devez maintenant connaître le modèle de vos e-mails entrants et sortants - utilisez cette connaissance pour personnaliser vos règles. Cela permettra de minimiser la quantité de travail manuel que vous devrez fournir.

    archivage e-mail - gérer les archives e-mail

  4. Nommez vos dossiers aussi clairement que possible. L'objectif est que vous n'oubliez pas ce que vous avez réellement demandé à votre messagerie de trier et archiver dans chaque dossier.

  5. Supprimez les e-mails indésirables dès que vous en recevez. Mieux encore, désabonnez-vous des bulletins qui ne vous intéressent plus.

Comme vous pouvez le voir, l'organisation de votre messagerie électronique est un jeu d'enfant. Bien sûr, c'est fatiguant de devoir d'abord configurer votre messagerie pour paramétrer l'archivage de vos e-mails. Cependant, une fois que vous avez mis le système en place et qu'il est effectif, il sera super utile et vous permettra d'économiser beaucoup de temps.

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