Cómo Mantener tu Archivo de Correo Electrónico

El Archivado de Correo Electrónico es el acto automatizado de capturar, preservar y categorizar el tráfico de correo electrónico recibidos y enviados por un individuo, organización o servicio suscripto. Esta práctica ha sido adoptada por muchas organizaciones desde hace tiempo - los empleados encuentran más fácil recobrar y recuperar información retransmitida entre correos electrónicos empresariales, administradores encuentran más fácil la búsqueda de información para las auditorías anuales y los abogados encuentran más sencillo preservar las conversaciones confidenciales de correo electrónico que pueden ser usadas para ayudar las investigaciones internas y las disputas externas.

En resumen, el archivado de correo electrónico mantiene tu bandeja de entrada limpia y más fácil de gestionar. Es un misterio saber por qué no mucha gente lo pone en práctica para archivar sus correos personales. Mientras que los correos electrónicos corporativos suelen almacenarse en cintas magnéticas y en matrices de discos, la mayoría de los archivos de correos personales son guardados en la nube. Los correos electrónicos se indexan sistemáticamente en estos archivos para que sea más rápido buscar información específica.

Hay muchas cosas que puedes archivar con los mensajes de correo electrónico. Lo más importante serían los archivos adjuntos del correo electrónico y sus metadatos asociados. Además, también puedes archivar calendarios, contactos, notas y mensajes instantáneos.

Parte 1: Por Qué Necesitas Mantener Tu Correo Electrónico Archivado de Forma Segura y Fácilmente Accesible.

Hay un montón de razones por las que debes realizar el archivado de correo electrónico en casa y el trabajo. Aquí están nuestras 5 razones principales:

  1. Almacenamiento: tu bandeja de entrada es el centro de tu negocio diario y la comunicación personal - especialmente ahora que es posible sincronizar con muchos de tus dispositivos digitales, por ejemplo, cuentas de redes sociales, calendarios, contactos, gerente de gestión de proyectos, etc. Archivar puede optimizar tu espacio de almacenamiento digital para que puedas realizar búsquedas en tus buzones de entrada eficientemente.

  2. Conformidad: encontrar información en tu bandeja de entrada puede resultar agotador y consumir mucho tiempo. Para algunas compañías, el gobierno requiere que los empleados archiven su comunicación electrónica para que puedan ser recuperados fácilmente cuando sea necesario en una investigación. Los individuos encontrarán esto útil cuando la época de la declaración de impuestos está cerca.

  3. Gestión de Correo Electrónico: la automatización del proceso de almacenamiento e indexación de correos electrónicos entrantes y salientes no solo ahorrará espacio en tu cuenta de correo electrónico sino que también hará que tu bandeja de entrada sea más limpia. Es una gran manera de categorizar conversaciones relacionadas con un proyecto (por ejemplo Proyecto X) o propósito (por ejemplo Documentos de Viaje) específico. De esta forma, sabrás instantáneamente dónde buscar ese específico correo electrónico.

  4. Aumentar la Productividad: por tener mensajes de correo electrónico resuelto sistemáticamente, serás capaz de atender a los más importantes primero y lidiar con los menos importantes cuando estés libre. Tener estos correos ordenados automáticamente es también conveniente para muchas personas, ya que reduce la molestia de hacerlo manualmente.

  5. Recuperación de Desastres: si accidentalmente borraste todos tus correos, puedes estar seguro de que puedes recuperar los importantes de tu archivo de correo electrónico. Es la forma más rápida y fácil de restaurar tus datos.

Parte 2: Cómo Mantener Tu Archivo de Correo Electrónico

¿Tu Outlook de Microsoft de repente se puso lento ante un rastreo agudísimo y un simple correo electrónico tarda mucho tiempo en enviarse? Esto probablemente es porque tu buzón se ha vuelto significativamente más pesado. Para comprobar qué tan lleno está tu buzón, todo lo que necesitas hacer es ir a Archivo > Carpeta > Propiedades > Almacenamiento - alternativamente, haz clic derecho en cualquiera de tus carpetas y haz clic en Propiedades cuando la opción desplegable aparezca.

De forma predeterminada, Outlook de Microsoft mantiene automáticamente el archivado de correo electrónico de tus Elementos Eliminados, Elementos Enviados, así como las Tareas expiradas y elementos del Calendario. Sin embargo, si recibes cientos de correos electrónicos diariamente, puede que quieras configurar los comandos de archivado de correo electrónico para gestionar tu buzón de Outlook de Microsoft.

Aquí están los cinco pasos para configurar tus ajustes de Auto Ajustes:

  1. Crear nuevas carpetas locales para dirigir el nuevo Correo Archivado
    Busca En Mi Computador y haz clic derecho sobre él. Selecciona Nueva Carpeta y nómbrala apropiadamente. Si no puedes encontrarlo, puede que tengas una versión anterior de Outlook de Microsoft - en este caso, selecciona Archivo > Archivar y cambia la fecha en la opción  de Archivar elementos anteriores a... .

    archivo de correo electrónico - Configuración de Auto Archivado

  2. Crear una Nueva Regla de Archivado
    Para establecer una nueva regla, haz clic en Herramientas > Reglas y selecciona Intercambio en el segmento En Mi Computador. Encuentra el botón + en la parte inferior de la ventana y haz clic en él. Nombra la nueva Regla de Archivado apropiadamente.

    archivo de correo electrónico - Crear una Nueva Regla de Archivo de Correo Electrónico

  3. Determina el período de tiempo y las carpetas de destino
    Haz clic en la pestaña Cuando llegue el nuevo mensaje y define las acciones de Fecha de Recepción y Haz lo siguiente en consecuencia. Haz clic en la casilla de verificación de Permitir y haz clic en Aceptar. Si tienes una versión anterior de Outlook de Microsoft, ve a Herramientas > Opciones > Otros > Archivo Automático para realizar estos cambios.

    archivo de correo electrónico- configuración de la carpeta de archivado de correo electrónico

  4. Aplicar la nueva regla en las carpetas de correo electrónico existentes
    Ahora que has configurado esta nueva Regla de Archivado para nuevos mensajes, aplícala también para tus viejos correos. Para hacer esto, resalta la carpeta de correo y ve a Mensajes > Reglas para activar una regla específica.

    archivo de correo electrónico - aplicar reglas para archivar correos electrónicos

  5. Acceder a los mensajes de correo electrónico archivados
    Ahora deberías ser capaz de notar que hay más espacio de almacenamiento en tu buzón. Para obtener tu archivo de correo electrónico, sólo búscalos en la columna izquierda donde están las carpetas. Ahora deberían estar en la carpeta En Mi Computador.

Parte 3: Consejos &Trucos Para el Archivado del Correo Electrónico

Estos son algunos consejos y trucos para hacer que el archivo de correo electrónico funcione mejor para ti:

  1. Personaliza tu sistema de archivos. No significa que si un sistema funciona para tu amigo, también funcionará para ti debido a que hay tres tipos de personas en este mundo: Buscadores, Archivadores y Etiquetadores. Los Buscadores no organizan mucho porque creen que la herramienta de búsqueda es su mejor amigo. Las personas que creen que todo tiene un lugar específico son llamados Archivadores. Los Etiquetadores son los hijos de ambos - ponen correos en archivos más generales y prefieren buscar desde ahí.

  2. Organiza tus Elementos Enviados para que puedas encontrar fácilmente el correo electrónico que el remitente está seguro que no enviaste.

  3. Haz que tus Reglas de Archivado funcionen para ti. Ahora deberías conocer el patrón de tus correos entrantes y salientes - usa este conocimiento para personalizar tus reglas. Esto minimizará la cantidad de trabajo manual que necesitarás hacer.

    archivo de correo electrónico - administrar archivos de correo electrónico

  4. Nombra tus carpetas tan claro como sea posible. Esto es para que no te olvides de lo que realmente has pedido a tu servidor que ordene y archive en cada carpeta.

  5. Elimina correos no deseados tan pronto como lleguen. Mejor aún, cancela la suscripción a boletines que ya no te interesan.

Como puedes ver, organizar tu buzón de correo es pan comido. Seguro, es una molestia al principio el configurar tu proveedor de correo para mantener el archivo de correo para ti. Sin embargo, una vez que lo tienes en funcionamiento, será muy útil y te ahorrará una gran cantidad de tiempo.

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