Como Manter Arquivado o Seu E-mail

Email Archiving é o ato automático de capturar, preservar e categorizar o tráfego de e-mail recebido ou enviado por um indivíduo, organização ou serviço subscrito. Esta prática tem sido adotada por muitas organizações - funcionários acham mais fácil de recuperar informações transmitidas entre e-mails de negócios, gerentes acham mais fácil a busca de informações para auditorias anuais e os advogados acham mais fácil preservar conversas confidenciais de e-mail que podem ser usados para apoiar as investigações internas e disputas externas.

In short, email Em suma, o arquivo de e-mail mantém sua caixa de entrada limpa e mais fácil de gerir. É uma maravilha porque muitas pessoas não o tornem uma prática para arquivar seus e-mails pessoais. Enquanto arquivos de e-mail corporativos são normalmente armazenados em fitas e discos magnéticos, a maioria dos arquivos de e-mail pessoais são mantidos na nuvem. Os e-mails são indexados sistematicamente nestes arquivos de modo que seria mais rápido para procurar uma informação específica.

Há várias coisas que você pode arquivar junto com as mensagens de e-mail. O mais importante seria anexos de e-mail e seus metadados associados. Além disso, você pode arquivar também calendários, contatos, notas e mensagens instantâneas.

Parte 1: Por que você precisa manter seu e-mail arquivado com segurança e facilmente acessível

Há uma abundância de razões pelas quais você deve executar arquivamento de e-mail em casa e no trabalho. Aqui estão as nossas top 5 razões:

  1. Storage: Armazenamento: sua caixa de entrada de e-mail é o centro do seu negócio diária e comunicação pessoal - especialmente agora que é capaz de sincronizar com muitos de vocês serviços digitais, por exemplo, conta de mídia social, calendários, contatos, gerente de gestão de projetos etc. Arquivar pode otimizar seu armazenamento digital espaço para que você será capaz de realizar buscas em seu e-mail caixas de entrada de forma eficaz.

  2. Compliance: encontrar informações em sua caixa de entrada pode ser cansativo e demorado. Para algumas empresas, o governo exige que os funcionários arquivar a comunicação electrónica, para que possam ser recuperadas facilmente quando necessário em uma investigação. As pessoas vão encontrar este útil quando a estação do arquivamento do imposto rola por.

  3. Email Management: automatizar o processo de armazenamento e indexação de e-mails recebidos e enviados não só irá poupar espaço na sua conta de e-mail, mas também fazer o seu limpador de caixa de entrada. É uma ótima maneira de categorizar conversas relativas a um projeto específico (por exemplo, Project X) ou o propósito (por exemplo, Documentos de Viagem). Dessa forma, você saberá imediatamente onde procurar o e-mail específico em.

  4. Increase Productivity: por ter e-mails resolvido sistematicamente, você será capaz de atender os mais importantes em primeiro lugar e lidar com o menos importante, sempre que você está livre. Tendo esses e-mails automaticamente classificados também é conveniente para muitas pessoas, uma vez que reduz o incômodo de fazê-lo manualmente.

  5. Disaster Recovery: se você acidentalmente acabar com todos os seus e-mails, você pode ter certeza que você pode recuperar os mais importantes do seu arquivo de e-mail. É uma maneira mais rápida e mais fácil de restaurar seus dados.

Parte 2: Como Manter Seu E-mail Arquivado

O seu Microsoft Outlook de repente abrandou a um rastreamento excruciante e um simples e-mail leva um longo tempo para enviar? Isto é provavelmente porque  a caixa de correio tornou-se significativamente mais pesada. Para verificar como sua caixa de correio está sobrecarregada, tudo o que você precisa fazer é ir para File > Folder > Properties > Storage - alternativamente, clique com o botão direito em qualquer de suas pastas e clique em Properties quando a opção aparecer.

Por padrão, Microsoft Outlook mantém automaticamente e-mail arquivar seus Deleted Items, Sent Items, bem como itens expirados, Tasks and Calendar. No entanto, se você receber centenas de e-mails por dia, você pode querer configurar os comandos de e-mail arquivamento para gerenciar sua caixa de correio do Microsoft Outlook.

Aqui estão os cinco passos para configurar as definições do seu Auto Archive:

  1. Crie novas pastas locais para dirigir novos-mails arquivados
    Encontrar On My Computer e clique com o botão direito sobre ele. Escolha New Folder e nomeie-a de forma adequada. Se você não consegue encontrar isso, você pode ter uma versão mais antiga do Microsoft Outlook - neste caso, selecione File > Archive e altere a data de acordo com a opção the Archive items older than... .

    arquivar e-mail - configuração Auto Archive

  2. Crie uma nova regra de arquivamento
    Para estabelecer uma nova regra, clique em Tools > Rules e selecione Exchange desde o On My Computer segmento. Encontre o + botão na parte inferior da janela e clique sobre ele. Nomeie a nova Regra de Arquivamento de forma adequada.

    arquivar e-mail - Criar novas regras de Arquivar E-mail

  3. Determinar o período de tempo e pastas de destino
    Clique na guia When a new message arrives e defina a Date Received e faça as seguinte ações em conformidade. Clique o Enabled caixa de verificação e clique em OK. Se você tiver uma versão mais antiga do Microsoft Outlook, vá para Tools > Options > Other > Auto Archive para fazer essas mudanças.

    arquivar e-mail - configurar arquivos de e-mail em pastas

  4. Aplique a nova regra em pastas de e-mail existentes
    Agora que você configurou esta nova regra de arquivamento para novas mensagens, aplicá-la a seus e-mails antigos também. Para fazer isso, selecione a pasta de correio e ir para Messages > Rules para ativar uma regra específica.

    arquivar e-mail - aplicar regras para arquivar e-mails

  5. Acessar os e-mails arquivados
    Agora você deve ser capaz de perceber que não há mais espaço de armazenamento em sua caixa de correio. Para chegar ao seu arquivo de e-mail, basta olhar para eles na coluna da esquerda, onde as pastas estão. Eles agora devem estar sob a On My Computer pasta.

Parte 3: Dicas e &Truques Para Arquivar E-mail

Aqui estão algumas dicas e truques para fazer e-mail arquivamento funcionar melhor para você:

  1. Personalize seu sistema de arquivamento. Isso não significa que se um sistema funciona para o seu amigo, ele vai trabalhar para você, porque existem três tipos de pessoas neste mundo: Searchers, Filers and Taggers. Searchers não fazem muito por organizar porque eles acreditam que o buscador é seu melhor amigo. Pessoas que acreditam que tudo tem o seu lugar específico são chamados Filers. Taggers é a criança de amor de ambos - eles colocaram-mails em arquivos mais gerais e preferem procurar a partir daí.

  2. Organise your Sent Items para que você possa facilmente encontrar o e-mail que o remetente está convencido de que você não enviou.

  3. Faça as suas Archiving Rules trabalhar para você. Agora você deve saber o padrão de seus e-mails de entrada e saída - usar esse conhecimento para personalizar suas regras. Isso irá minimizar a quantidade de trabalho manual que você vai precisar fazer.

    arquivar e-mail - administar arquivos de e-mail

  4. Nomeie suas pastas tão claro quanto possível. Isso é para que você não se esqueça que você realmente pediu ao seu serviço de e-mail o que classificar e arquivar em cada pasta.

  5. Exclua e-mails indesejados, logo que eles chegam. Melhor ainda, cancele a inscrição para boletins que já não são de interesse para você.

Como você pode ver, organizar sua caixa de correio eletrônico é muito fácil. Claro, é um aborrecimento no início configurar seu provedor de e-mail para manter e-mail arquivado para você. No entanto, uma vez que você o tiver instalado e funcionando, será super útil e você vai economizar quantidade de tempo.

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